Efter man har talt med bedemand kontaktes kirkegårdskontoret for at aftale nærmere om reservation eller lave aftale om nyt eller nuværende gravsted. Er det et nyt gravsted, mødes man med kirkegårdens personale for at tage gravstedet ud. 

Der laves aftale om gravstedstype, vedligehold, grandækning, hvorvidt eventuelle nuværende planter skal bevares osv.

Nogle gravstedstyper kan kun erhverves inkl. aftale om pasning, men for andre kan du selv bestemme (se evt. gravstedsformer) hvilken løsning, du ønsker, fx:

• Du kan selv renholde gravstedet. (Vælger du selv at renholde gravstedet, kan det ændres senere efter ønske).
• Kirkegården holder gravstedet rent for ukrudt - og sender en regning en gang om året.
• Du indbetaler et beløb én gang for alle, for gravstedets renholdelse og vedligeholdelse i fx 30 år.

Hvis man glemmer at forny familiens gravsted, sløjfes dette ikke bare uden videre.
I kirkegårdens vedtægt er det beskrevet, at det er gravstedsejerens pligt at rette henvendelse med hensyn til fornyelse, når fredningstiden udløber, men kirkegården har også pligt til at send en påmindelse.
Praksis ved Hurup Kirkegård er, at ingen gravsteder sløjfes med mindre vi har en underskrift, hvor familien afstår gravstedet.
Med års mellemrum er vi dog nødsaget til at sløjfe gravsteder uden at have været i kontakt med pårørende. Forinden har vi dog efterlyst pårørerende i 3 måneder ved hjælp af et skilt på gravstedet samt i dagspressen (Statstidende).
Når et gravsted sløjfes fjernes stenene og bortskaffes, men før de køres væk bliver inskriptionen altid fjernet. Ingen skal kunne genkende en kasseret gravsten udenfor kirkegårdens område.